Apoio a uma integração eficiente com departamentos jurídicos empresariais
A escolha de uma assessoria em patentes envolve mais do que avaliar experiência jurídica e técnica. As equipes internas de jurídico, compras, operações jurídicas e segurança da informação também precisam confiar na capacidade do escritório externo de atender aos requisitos de integração aplicáveis, adaptar-se aos fluxos estabelecidos e tratar as informações da empresa com responsabilidade.
A Divergent Patent Law é a área de patentes da AddyHart. Trabalhamos com os clientes para identificar, no início da contratação, os requisitos aplicáveis de compras, faturamento, relatórios, tratamento de dados e tecnologia, e documentá-los antes do início do trabalho técnico-jurídico.
Prontidão operacional
Departamentos jurídicos empresariais frequentemente exigem mais do que um contrato assinado antes do início dos serviços. Coordenamos a integração, as operações jurídicas, a segurança da informação e os requisitos relativos a terceiros para nos integrar com eficiência aos processos de compras e às políticas operacionais estabelecidas pelo cliente.
Integração com clientes empresariais
Verificação de conflitos de interesses, procedimentos de abertura de assuntos, escopo da contratação, equipe, cadastro de fornecedor e limites de responsabilidade.
Segurança da informação
Requisitos específicos do cliente para acesso, transmissão segura, tratamento de dados, retenção, fornecedores e escalonamento de incidentes.
Operações jurídicas e faturamento
Diretrizes para escritórios externos, orçamento, relatórios, faturamento eletrônico, códigos de assuntos, requisitos das faturas e procedimentos de aprovação.
Requisitos de tecnologia e de terceiros
Requisitos relativos a inteligência artificial, correspondentes estrangeiros, tradutores, prestadores de buscas e outros fornecedores especializados.
Ao estabelecer expectativas operacionais antes do início do trabalho técnico-jurídico, ajudamos os clientes empresariais a integrar o escritório externo com eficiência e a conduzir contratações de patentes seguras, conformes e bem administradas.
Um processo coordenado de integração
A integração empresarial deve estabelecer claramente as responsabilidades e evitar atrasos desnecessários quando os assuntos forem iniciados. Conforme a contratação proposta e os requisitos do cliente, o processo pode abranger:
Administração da contratação
- Verificação de conflitos de interesses e abertura de assuntos
- Escopo da contratação e limites de responsabilidade
- Equipe aprovada e contatos para escalonamento
- Cadastro de fornecedor e documentação fiscal
- Documentação de seguro
Requisitos operacionais
- Diretrizes para escritórios externos
- Requisitos de faturamento e faturamento eletrônico
- Requisitos de privacidade e tratamento de dados
- Requisitos de retenção de registros
- Requisitos para prestadores de serviços terceirizados
- Restrições relativas a IA e ferramentas automatizadas
Os requisitos aplicáveis são documentados no contrato de prestação de serviços, nas diretrizes aprovadas para escritórios externos e em outras instruções escritas do cliente.
Diretrizes para escritórios externos e integração às operações jurídicas
As diretrizes para escritórios externos são requisitos operacionais. Os requisitos relevantes são analisados com os advogados e profissionais responsáveis pela contratação e incorporados ao fluxo de trabalho aplicável.
Em contratações empresariais, as partes podem estabelecer:
Contatos principais, substitutos e operacionais · Equipe aprovada e funções de faturamento · Códigos de assuntos e categorias de relatórios · Procedimentos de orçamento, projeções e provisões · Descrições nas faturas e codificação de tarefas · Honorários fixos ou modalidades alternativas · Formatos de relatórios do portfólio · Procedimentos de autorização e escalonamento
Segurança da informação e uso responsável de tecnologia
As contratações empresariais de patentes exigem tratamento cuidadoso das informações dos clientes e padrões claros para o uso de tecnologia. Trabalhamos com os clientes para tratar dos requisitos aplicáveis de segurança de dados, acesso, retenção, confidencialidade, fornecedores e inteligência artificial, ajudando a alinhar a contratação às políticas internas e às expectativas de gestão de riscos.
Segurança da informação e tratamento responsável de dados
Proteger as informações dos clientes é parte essencial da relação advogado-cliente. Os requisitos de segurança da informação são avaliados conforme a contratação, as informações envolvidas e as políticas do próprio cliente.
Nosso processo de diligência pode tratar de requisitos relativos a:
Autenticação de usuários e controles de acesso · Transmissão e armazenamento seguros · Proteção de dispositivos e acesso remoto · Acesso às informações conforme a necessidade · Retenção e descarte seguros · Backup e continuidade dos negócios · Escalonamento de incidentes de segurança · Supervisão de prestadores de tecnologia · Tratamento internacional de dados · Comunicação e troca segura de arquivos
Como a arquitetura detalhada de segurança não deve ser publicada em um site público, informações adicionais podem ser fornecidas por meio de um processo adequado de diligência, sujeito às proteções de confidencialidade aplicáveis.
Uso responsável de tecnologia e inteligência artificial
Os requisitos dos clientes relativos a IA generativa e outras ferramentas automatizadas podem ser tratados durante a integração. Quando um cliente proíbe, restringe ou exige aprovação para determinado uso, esses requisitos são incorporados ao fluxo da contratação.
Todo uso permitido de tecnologia permanece sujeito às obrigações profissionais aplicáveis, à supervisão de advogados, aos requisitos de confidencialidade e à revisão independente do trabalho jurídico e técnico.
Coordenação de terceiros e continuidade
Portfólios empresariais frequentemente envolvem correspondentes estrangeiros, tradutores, prestadores de buscas, especialistas em desenhos, prestadores de anuidades e outros fornecedores especializados. Ajudamos a estabelecer responsabilidades claras e procedimentos de comunicação para que a participação de terceiros apoie a contratação com eficiência, responsabilidade, confidencialidade e continuidade operacional.
Apoio coordenado durante a contratação
Assuntos empresariais de patentes frequentemente exigem coordenação com correspondentes estrangeiros, tradutores, prestadores de buscas, especialistas em desenhos, prestadores de anuidades e outros serviços especializados. Estabelecer responsabilidades claras desde o início ajuda a reduzir atrasos, mal-entendidos e duplicações desnecessárias de esforços.
Quando a participação de terceiros for apropriada, o cliente e o escritório podem estabelecer:
Quem seleciona e instrui o prestador
O escopo da atuação do prestador
Quais informações podem ser compartilhadas
Os procedimentos de autorização aplicáveis
Os requisitos de confidencialidade e segurança
O orçamento e o tratamento das despesas
A responsabilidade por prazos e relatórios
Nas contratações empresariais aplicáveis, a AddyHart também identifica os advogados e contatos operacionais responsáveis pelo trabalho técnico-jurídico, controle de prazos, relatórios, faturamento e escalonamento.
Materiais disponíveis no processo de diligência
Conforme a relevância, a disponibilidade e as proteções adequadas de confidencialidade, os materiais de contratação e diligência podem incluir:
- Questionários de fornecedores e segurança
- Formulário W-9 e documentação de cadastro de fornecedor
- Certificados de seguro
- Resumos dos controles de segurança da informação
- Informações sobre tratamento e retenção de dados
- Informações sobre uso responsável de tecnologia ou IA
- Resumos de continuidade de negócios e resposta a incidentes
- Informações sobre faturamento eletrônico e formatos de faturas
- Informações sobre gestão de correspondentes estrangeiros e fornecedores
As solicitações são avaliadas conforme a contratação proposta e a sensibilidade das informações solicitadas.
Inicie uma análise de contratação ou segurança
Se sua empresa está avaliando a AddyHart para um painel de escritórios, transferência de portfólio, atribuição de uma área tecnológica ou outra contratação, teremos prazer em coordenar os trabalhos com suas equipes de jurídico, compras, operações jurídicas e segurança da informação.
Forneça apenas informações gerais e não confidenciais no formulário inicial. Questionários detalhados e materiais de diligência podem ser trocados por meio de um processo adequado de análise.